¿Por qué es necesaria la caracterización de los procesos? ¿Es necesario que la empresa conozca detalladamente sus procesos?

Cuando una organización busca implementar un Sistema de Gestión de Calidad basado en la norma ISO 9001, debe implementar un enfoque de procesos, puesto que la norma lo exige.

Si una empresa trabaja bajo el enfoque por procesos, es necesario observar las operaciones de la empresa en dichos términos. Ello supone hacer uso de diversos métodos, técnicas y herramientas que permitan la gestión y mejora continua de tales procesos.

A continuación hacemos mención a algunos de estos métodos, técnicas y herramientas:

• Técnicas usadas en la diagramación y análisis de procesos (BPMN, mapeo de procesos, análisis de tiempos, análisis FODA, etc.), así como técnicas utilizadas en el levantamiento de información y la recolección de datos (encuestas, guías de entrevista, observación directa, etc.)
• Métodos estandarizados de mejora continua (ciclo PHVA, DMAIC, Benchmarking, Kaizen, etc.)
• Herramientas (espina de Ishikawa, análisis de Pareto, diagrama de Gantt, simulación de procesos, fichas de procesos, listas de chequeo, ficha de caracterización de procesos, etc.)

De todos estos elementos nos enfocaremos en la ficha de caracterización de procesos, puesto que es una herramienta de gran importancia dado el sentido básico que posee con respecto al enfoque por procesos.

La caja ICOM

Si quieres comprender la importancia de la caracterización de tus procesos y tener el sentido más elemental del enfoque por procesos, debes conocer la caja ICOM.

El gráfico presente a continuación es ampliamente conocido por ingenieros y por otros profesionales especializados en el campo de la gestión de la calidad. Este gráfico, que muchos suelen denominar caja ICOM, es un gráfico que forma parte de un lenguaje gráfico o técnica de diseño denominado IDEF0 (Integration Definition for Function Modeling). La caja ICOM obtiene su nombre de los términos Input, Control, Output, Mechanism.

Esta representación gráfica permite observar y comprender visualmente que en toda actividad o proceso existen elementos de entrada (inputs), que dicha actividad o proceso, transforma en salidas (outputs). Observa el gráfico a continuación:

Ahora pasaremos a explicar cada uno de estos elementos usando como ejemplo la construcción de un mueble de madera.

• Las entradas, pueden ser insumos dentro de un proceso productivo. Por ejemplo, en la construcción de un mueble una entrada podría ser la madera, la cola, los clavos e incluso la pintura.
• Las salidas, es el producto o servicio resultado de la actividad. Por ejemplo, el resultado final podría ser un mueble.
• Los controles, influyen en como el proceso o actividad es desarrollada. Por ejemplo, podría ser el diseño de un mueble, las especificaciones, las medidas y las guías o indicaciones para su construcción y ensamblaje.
• Los mecanismos, son las herramientas, máquinas o personas que causan que los elementos de entrada se transformen en salidas. Por ejemplo, en la construcción de un mueble podría ser el carpintero, el martillo, el serrucho y otras herramientas o maquinarias.

Comprendiendo la lógica y definición de los elementos de la caja ICOM, podremos comprender su relación con la ficha de caracterización de procesos.

Ficha de caracterización de procesos

Tomando en cuenta la forma y estructura de la caja ICOM observemos a continuación un ejemplo de ficha de proceso hallado en internet.

Como es posible observar en la ficha de caracterización del proceso, existe una clara similitud entre dicha ficha y la caja ICOM.

• En el lado izquierdo están los elementos de entrada (Inputs).
• En el lado derecho están los elementos de salida (Outputs).
• En la parte superior derecha la información documentada presenta no solo la información documentada ligada al proceso, sino también los procedimientos que hacen naturalmente referencia a los controles del proceso.
• En la parte superior izquierda se presenta, en el recuadro de recursos, lo que en la caja ICOM se conoce como mecanismos.

Esta ficha de caracterización, al igual que muchas otras fichas que se pueden encontrar disponibles en internet, presentarán muchos detalles considerados importantes para la caracterización de un proceso; sin embargo, son los elementos que conforman la caja ICOM los que se deben considerar esenciales, pues representan el sentido básico del enfoque por procesos.

Importancia de la Caracterización de Procesos

Muchas organizaciones hacen uso de las fichas de caracterización de procesos por diversas razones; sin embargo, la razón más habitual de su uso es el documentar los procesos de modo que se pueda generar evidencia de estar trabajando bajo el enfoque por procesos y así poder obtener una certificación ISO 9001.

En MBA Consultoría consideramos que el enfoque por procesos es esencial para poder asegurar la calidad de toda organización. Una empresa que caracteriza sus procesos podrá identificar los elementos esenciales para su óptimo funcionamiento. Si la empresa conoce las herramientas que son necesarias para el adecuado desarrollo de sus procesos; las guías y controles que deben existir para asegurar un óptimo desempeño; la calidad y característica necesaria en los insumos utilizados en el proceso; y los conocimientos y características propias del personal que realiza el trabajo; podrá identificar de forma sistemática los elementos que conforman y afectan el desarrollo de cada uno de sus procesos, asegurando con ello un óptimo y adecuado desempeño.

Si deseas documentar tus procesos, puedes contactarnos y solicitar dicho servicio. Si gustas mejorar tus procesos o implementar un SGC con base en la norma ISO 9001:2015, puedes solicitar nuestros servicios de mejora de procesos o de implementación de la ISO 9001:2015.

Nos vemos.

Hasta una próxima entrada.