¿Qué es la estandarización de procesos? ¿Cómo beneficia esto a tu empresa?

La norma ISO 9001:2015 establece como requisito la implementación del “enfoque basado en procesos”. Este enfoque, como ya se indicó en una anterior publicación, supone la identificación de los procesos de la empresa, su caracterización y documentación. Una vez que los procesos se han identificado, es posible implementar el ciclo de Deming o PHVA que permita la mejora continua.

Pero, ¿qué es lo que realmente está sucediendo cuando uno identifica un proceso, lo caracteriza y lo define formalmente un documento?, pues, lo que realmente está sucediendo es que el proceso está siendo “definido” y por lo tanto “estandarizado”.

Visto desde otra perspectiva, ¿se podría documentar un proceso que se hace de formas distintas, según el gusto y deseo de los trabajadores; ¿podría ser dicho proceso documentado?; ¿Puede ser un proceso que no ha sido documentado, controlado?; naturalmente no, dada la variabilidad, inestabilidad e incertidumbre de los procesos y el trabajo realizado.

Justamente, eso es lo que significa “estandarizar un proceso”, definir una forma, establecer un método, establecer mecanismos, procedimientos; una forma ideal, adecuada o deseada de realizar el trabajo. Cuando dicha forma de trabajar ha sido definida y dicha definición se ha establecido en un documento de manera formal, se definen indicadores y métricas para su control y existe estabilidad, se puede decir que «se ha estandarizado el proceso”.

Beneficios de la estandarización de procesos

Existen múltiples beneficios en la estandarización de procesos, a continuación mencionamos los principales:

• Se reduce la variabilidad de los procesos. Estos pueden ser controlados y el proceso, si ha sido definido de forma eficiente, se puede asegurar el resultado deseado siempre que se cumpla el proceso establecido.
• Se puede gestionar el conocimiento de la organización o Know How. Esto supone que quienes dirigen la empresa saben que se hace en la organización y, por lo tanto, pueden resguardar dicho conocimiento para la organización.
• Se puede asegurar la obtención de resultados (outputs) deseados. Esto supone que si el proceso se cumple según lo establecido, los resultados serán siempre los esperados y por lo tanto los niveles de calidad establecidos por los procesos, asegurados.
• Los procesos estandarizados y documentados pueden ser controlados. Cuando un proceso es definido y documentado, puede ser auditado, puede ser medido y puede ser mejorado. Un proceso desconocido no puede ser auditado, puesto que la auditoría se realiza sobre la base de los documentos. La regla que los documentos deben cumplir es “se dice lo que se hace, se hace lo que se dice”.

Existen, naturalmente, muchos otros beneficios, pero en términos generales, la estandarización de procesos permite a la organización actuar sistemáticamente y ser más eficientes; mantener el control de los procesos de la organización y de sus resultados (outputs).

Finalmente, se debe considerar que dado que la implementación de la norma ISO 9001:2015 supone la identificación y documentación de los procesos, en cierto sentido supone también su estandarización. Es decir, la implementación de la norma ISO 9001 en su empresa le permitirá no solo documentar sus procesos, sino también estandarizarlos y formalizarlos.

Si desea implementar un SGC con base en la ISO 9001, contáctenos, nosotros podemos ayudarlo con nuestro servicio de implementación de SGC con base en la norma ISO 9001:2015; si lo que desea es identificar y documentar sus procesos puede solicitar información sobre el servicio de mejora de procesos. Estamos para servirle.

Nos vemos.

Hasta una próxima entrada.